履歴書と職務経歴書の作成は、転職活動の第一歩目です。
とは言っても、書き慣れている方は多くないでしょう。
この記事では、職務経歴書の基本的な書き方と自己PRの作り方を解説しています。
周りと差をつけるポイントも紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。
職務経歴書と履歴書の違い
転職時に履歴書と職務経歴書を提出しますが、それぞれ役割と目的が異なります。
詳しく解説していきます。
履歴書
履歴書は、基本的な個人情報、略歴などを時系列に簡潔にまとめた応募者のプロフィールです。
項目は定型化され、「氏名・写真」「住所・連絡先」「学歴・職歴」「免許・資格」を定まったフォーマットに記します。
職務経歴書
職務経歴書は、今までの経歴、実績などのキャリア情報をまとめます。
履歴書が自分自身を紹介するものだとしたら、職種経歴書はビジネスパーソンとしてのスキルを説明します。
履歴書にも職歴を記しますが、履歴書は職歴の概要を、職務経歴書では職務内容と実績を細かく記述します。
採用担当者は何を重視して見ている？
職務経歴書を作成する前に、採用担当者はどのような点を重視して見ているのか把握しておきましょう。
職務経歴書から分かること
職務経歴書は、仕事スキルを確認する資料として採用担当者は以下の要点をチェックし、判断します。
- 募集ポジションの実務能力を有しているか
- ビジネスパーソンとしての強みは何か
- 採用するメリットの有無
採用担当者が見極める点を意識して、職務経歴書の作成を進めていくとよいでしょう。
職種経歴書の基本的な書き方
職務経歴書に記す基本項目とルールやマナーを解説します。
職務経歴書の基本項目
フォーマットは自由な形式で、A4用紙1枚〜2枚にまとめます。
代表的な書き方に、職務経歴を時系列に記す「編年体式」と、職種や業務別に書く「キャリア式」があります。
一般的には編年体式ですが、転職経験が多い方はキャリア式でまとめると見やすいでしょう。
この章では、編年体式の構成で解説していきます。
1.タイトル・氏名・日付
最上段に中央寄せで「職務経歴書」と記入し、右寄せで提出する日付と氏名をその下の行に書きます。
2.職務要約
これまでの経歴を要約して、大まかな流れとアピールポイントをコンパクトに伝えましょう。
採用担当者が最初に読み始める第一印象となる部分です。
わかりやすいキーワードで伝えられるとよいでしょう。
職務要約は3〜5行（300〜400字）程度で簡潔にまとめると読みやすいです。
3.職務内容
「会社名」「事業内容」「設立年」「資本金」「従業員人数」などの企業情報を記載。
職務内容は、「何を（商品・サービス）」「誰に（どのような顧客）」「どのように（手法）」と詳しく書き「どのような実績」をあげることができたのかまとめます。
職務内容は実績とセットで構成します。
4.資格・保有スキル
仕事で使える資格から書きます。
資格やスキルを業務中にどのように使っていたかを書くと、よりイメージしやすいです。
資格取得のために動いていることがあればアピールしましょう。
「◯◯資格を取得するために勉強中」と資格欄に記すことができます。
5.自己PR
自己PRは、自分自身の魅力を文章化し、採用するメリットを意識して作成しましょう。
文字数は、おおよそ300〜400文字程度で書きます。
採用率を上げるために工夫するべきポイント
職務経歴書は少し工夫を加えることで、イメージアップができ、周りの人と差をつけることができます。
見やすいレイアウトを意識しする
職務経歴書は定型フォーマットではないため、書き方に個性が出ます。
基本的な書き方がきちんとできているか文書作成能力の有無を見られるでしょう。
読み手に配慮し、見やすくまとめられていればプレゼンテーション能力を有していることのアピールにも繋がります。
項目に見出しをつける、強調箇所は下線や太字にする、スペースや余白を工夫することで第一印象がアップします。
文章は短く、体言止めで書く
箇条書きで簡潔にまとめます。
「です・ます調」は避け、数字を用いて事実を端的に書きます。
常に文章を短くまとめることを心掛けましょう。
意欲や熱意をアピールするあまり長文になってしまうと、読みにくい内容になり、結果として逆効果になります。
客観的な視点で説明する
職務経歴書は、自分の性格や意気込みを伝えるものではなく、客観的な事実を説明する書類です。
主観的な内容は排除し、客観性を重視しましょう。
例えば「〜自負しております」「〜だと感じております」といった表現は主観的です。
他者からの評価や根拠となる数字を用いて説明します。
自己PRの構成の仕方
自己PRを作成する前に、これまでのキャリアの棚卸しと自己分析を行う必要があります。
時間をかけて一度真剣に取り組むことを薦めます。
その上で、自己PR作成の仕方について解説します。
自己PRのフレームワーク
自己PRの構成は、「結論」「根拠」「結果」の3要素でまとめます。
それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。
【結論】
書き出しにこだわることで、差のつく自己PRになります。
キャッチフレーズなどを用いて、1文で端的にまとめると強く印象に残ります。
【結果】
結論の根拠を裏付ける客観的な事実を書きます。
自己PRに説得力を持たせるため、具体的なデータや数値を盛り込み、エピソードで事実を証明します。
【結果】
自分の強みを伝えるだけでは、長所を紹介するだけの内容になってしまいます。
強みを活かして企業にどのように貢献できるのか、採用するメリットをアピールします。
職務経歴書の自己PRの文字数は、おおよそ300〜400字でまとめます。
キャリアやアピールするスキルが多い場合は、自己PRよりキャリアの説明にボリュームを持たせ文字数を調整しましょう。
反対に、キャリアが浅く、職務経歴書の内容が少ない場合は、自己PRの内容を充実させ、400〜600字程度を目安に作成します。
どうしても自己PRが思いつかないときは？
自己PRを完成させることに苦労する方も多いでしょう。
この章では、自己PRを作成するヒントを幾つか紹介していきます。
短所から考えて長所を見つける
自分の短所と長所を聞かれたときに、「短所の方が答えやすい」という方もいるのではないでしょうか。
短所の反対語から長所を見つけてみると意外と出てくるかもしれません。
短所と長所は表裏一体です。
例えば、「緊張しやすい」を短所として長所に言い換えると「真面目、慎重に取り組む」などの強みが見つかります。
このようにして、自分の強みである長所を導きだし、自己PRに活かしてみましょう。
応募先の企業が求める人物像から逆算する
募集要項やコーポレートサイトなどから徹底的に情報収集を行い、応募先の企業がどのような人物像を求めているのか洗い出して明確にします。
企業が求める人物像をキーワード化し、キーワードを軸に自分の特徴と紐付けて考えてみるとよいでしょう。
応募意欲・熱意をアピール
「自己分析をしてもわからない。キャリアの棚卸しをしてもアピールする実績やエピソードが無い」という方は、向上心を伝えましょう。
これまでの仕事の取り組み方、意識的に工夫した点を説明し、その取り組みの結果をアピールします。
過去のキャリアをもとに即戦力を求めている企業がある一方で、入社後の活躍に明るい期待が持てる人材を求めている企業もあります！
まとめ
いかがでしたでしょうか。
職務経歴書と自己PRをしっかり作り込むことで、転職活動を有利に進めることができます。
これから転職を考えている方は、書類作成の要点を理解し、題材を準備しておきましょう。他のコラムでも転職に役立つ情報を多数紹介していますので、参考にしてください。
