転職活動を進めていく上で、企業とメールのやりとりが必要になる場面が出てきます。
応募から面接の日程調整、面接結果への返信など選考が進む中で、書き方に悩んだり、失礼にあたらないか不安に思うこともあるでしょう。
今回は転職活動でのメールの基本的なマナー、書き方のポイントを解説していきます。
シーン別の例文も紹介していますので参考にしてみてください。
転職活動における企業へのメール基本マナー
まずは基本的なメールのルールやマナーをおさえておきましょう。
メールの送り方ひとつで、日頃の行動やビジネススキルもチェックされる可能性もあります。
返信は24時間以内に
応募先企業からメールを確認したら、返信はできるだけ早く返しましょう。
少なくとも24時間以内に何かしらの応答を返すのがマナーです。
丸一日過ぎても返信がないと「入社意欲」に疑問を持たれてしまう可能性があります。
また、メールとはいえ深夜に返信するのは生活リズムが乱れている印象を与えかねません。
深夜・早朝の時間帯はさけましょう。
転職活動用にフリーメールのアドレスを活用
転職活動を始める際は、あらかじめ専用のフリーメールアドレスを用意しておくのがおすすめです。
就業しながら転職活動をしている人は、現職の会社のメールアドレスの使用は控えましょう。
業務とは関係のない連絡ですし、転職活動を会社に知られてしまうリスクもあります。
また、携帯キャリアのメールは企業からのメッセージが迷惑メールに振り分けられることもあり、使わない方が安心です。
件名は「誰から」と「用件」を明確に
用件と誰から（自分の名前）のメールなのかわかりやすく、シンプルに書くことがポイントです。
例えば件名が「〇〇職・応募の件（氏名）」となっていれば、メールを開かなくても内容の予測がつきます。
人材募集のメールだと件名から一目でわかれば、見落としの防止にもなります。
さらに、やり取りが続くと件名に「Re：」がつくことになります。
これについては、過去のメール履歴をさかのぼりやすいように、残しておく方が良いでしょう。
要点は簡潔に、改行で読みやすく
文章は簡潔に、重要な点は先に書き、用件が伝わりやすいことを心がけましょう。
長めの文になる場合は、2〜3行に段落を分け改行でスペースを入れると読みやすくなります。
質問や伝達項目が複数ある場合は、箇条書きや数字を使ってリスト化するのも見やすくするコツです。
転職活動のメールで書くべき内容とポイント
ここからは、実際にメールに入れるべき基本的な内容を確認していきましょう。
様々なケースがありますが、基本的には下記の構成で書いていきます。
この後の段落「選考シーン別例文」でメールのパターンを紹介していますので、合わせて参考にしてください。
宛先
会社の正式名称、部署名、担当者の氏名を記載します。
会社名は「（株）〇〇」など、法人格を略した記載ではなく「株式会社〇〇」と正式名称を入れます。
また、前株・後株も間違えず記載しましょう。
担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」としておけば良いでしょう。
株式会社〇〇
採用ご担当者様
挨拶
一般的には「お世話になっております」で書き始めます。
応募時など初回のメールは「はじめまして」としても良いでしょう。
続けて「△△（自分の名前）です。」など、名前を入れます。
求人情報を見て応募している場合はどの転職サイトなのかを伝えると、人事担当者も対応を進めやすいでしょう。
はじめまして。
〇〇サイトの求人を拝見し応募させていただきました△△と申します。
本文
前項のメール基本マナーで説明したように、段落・改行を上手く活用し、要点をまとめて書きましょう。
詳しくはこの後の例文も参考にしてください。
締め
本文で用件を伝えたあと、結びの挨拶で締めます。
ご多用のところ恐れいりますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
メールの最後には、「氏名」、「住所」、「電話番号」、「メールアドレス」を記載します。
都度入力するのは大変なのと、タイプミスを防ぐためにも、あらかじめ「署名」としてを設定しておくようにしましょう。
選考シーン別例文
以上の基本的マナーをふまえて、選考シーン別のメール例文を紹介していきます。
状況に応じてアレンジしてみてください。
面接日程の調整
先方から提示のあった候補日、または一定期間の中から希望の候補日を伝える場合の例文です。
3つほど希望日の候補を伝えておくと採用担当者も調整しやすくなります。
株式会社◇◇◇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
（自分の氏名）と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記のいずれかの日程で調整いただけると幸いです。
第1希望 △月△日（△） △時～
第2希望 △月△日（△） △時～
第3希望 △月△日（△） △時～
お忙しい中恐れ入りますが
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
内定をもらった時の承諾とお礼を伝える
内定の連絡をもらったら、できるだけ早めに承諾の意思と、感謝の言葉を伝えましょう。
入社後の仕事への意欲も伝わると印象も良くなります。
株式会社◇◇◇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に面接をしていただきました（自分の氏名）と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ありがたくお受けさせていただきたく、ご連絡いたしました。
これまでの経験とスキルを活かし、貴社に貢献できるよう努めてまいります。
略儀ながら、まずはお礼を申し上げたくメールさせていただきました。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
選考結果の状況を問い合わせる場合
面接後、選考結果の目安時期を過ぎても連絡が来ない、というケースもあり得ます。
採用担当者に状況を確認しても問題ありませんが、迷惑メールフォルダに入っていたり、うっかり見落としがないか、よく確認してから問い合わせしましょう。
株式会社◇◇◇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
△月△日に、〇〇担当採用の件で面接をしていただきました（自分の氏名）と申します。
先日はお忙しいところお時間を頂戴しありがとうございます。
合否結果は約1週間後と伺っておりましたが、まだご連絡をいただいておらず、
確認のためお問い合わせいたしました。
ご多用の中大変恐縮ですが、結果ご連絡時期の目安について、
ご教示いただけると幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
（署名）
送信前のチェック項目と注意点
メールを書き終えたら、あわてて送信せず、宛先・宛名、挨拶から本文、締めまで、誤字・脱字がないか一通り確認してください。
宛先メールアドレスの確認
メールアドレスを打ち間違えてしまうと、当然相手には届きません。
初めて送る宛先の場合は、エラーメッセージなどが返ってきていないかも確認します。
また、過去に送信した別の人の宛先がオートコンプリートの機能で候補にあがり、うっかりそのまま送信、というミスは避けたいですね。
オートコンプリート機能はオフの状態にしておくのが良いでしょう。
添付ファイルの注意点
履歴書、職務経歴書について、応募先からメールで送付の指定があればそれに従います。
ただし、WordやExcelで作成した書類は使用環境によってレイアウトの崩れ、正しく表示できないなどのトラブルもあります。
再送となれば、選考スピードに影響が出ることもあります。提出する書類はPDFファイルに変換して送付するのが良いでしょう。
応募フォームの場合の注意点
指定のフォームから応募する場合は、入力内容に漏れや誤りがないか、必ず確認してから送信しましょう。
自分の連絡先メールアドレスや電話番号を間違えて入力してしまうと、先方から連絡がとれなくなってしまいます。
また、質問や自由コメント欄がある場合には空欄にせず、仕事への意欲をアピールしましょう。
まとめ
今回は転職活動で必要なメールの書き方、注意すべきポイントを解説しました。
メールでの礼儀やマナーは社会人として必要なスキルの一つです。
読む相手の立場になり、少しの気遣いや読みやすさを工夫することで、好印象を持たれます。
転職後の仕事にも欠かせないコミュニケーションツールなので、正しいマナーを身に着けておきましょう。
